تعتبر التقارير وسيلة من وسائل نقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة، ويجب كتابة التقرير بطريقة منظمة ومنهجية لتوفير معلومات دقيقة وشاملة للقارئ وتوضيح الغرض من التقرير بدقة ووضوح، وسنعرض لكم خلال هذا المقال كل ما يتعلق بالتقرير بما في ذلك كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية.
ما هو التقرير؟
التقرير هو وثيقة توثيقية تحتوي على معلومات مفصلة عن حدث ما أو نتائج أبحاث أو تحليلات أو أي نوع من المعلومات التي تحتاج إلى توثيق وتقديم، فالتقارير هي وسيلة من وسائل نقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة إما شفهيًا وأما تحريريًا وهي على أنواع تختلف باختلاف كوضوعها أو مناسبتها أو الأشخاص المعنيين بها.
أنواع التقارير
تعددت أنواع التقارير تبعًا للغرض والمضمون والمصدر وغيرها وفي الواقع ليس هناك تصنيف موحد لأشكال التقارير فهي تختلف على حسب المجالات والمؤسسات، وإليكم بعض أنواع التقارير الأكثر شيوعًا.
التقارير الفنية
تركز هذه التقارير على توثيق المعلومات التقنية والعلمية، مثل:
- تقارير البحوث العلمية.
- التقارير الهندسية.
- تقارير الاختبارات والتحليلات.
التقارير الإدارية
تهدف إلى تقديم معلومات إدارية وإدارة الأعمال، مثل:
- تقارير الأداء الشهرية أو السنوية.
- تقارير التكاليف والإيرادات.
- تقارير التقييم الأدائي.
التقارير العلمية
تركز على توثيق نتائج الأبحاث العلمية والدراسات، مثل:
- تقارير الأبحاث الأكاديمية.
- تقارير المختبرات والمشاريع البحثية.
التقارير الطبية
توثق معلومات صحية مثل:
- تقارير التشخيص.
- تقارير العلاج.
- تقارير التاريخ الصحي للمرضى.
التقارير المالية
تركز على توثيق البيانات المالية والمحاسبية مثل:
- التقارير الشهرية للميزانية.
- التقارير السنوية للحسابات.
التقارير القانونية
تركز على توثيق الحالات القانونية والقضايا، مثل:
- تقارير التحقيق الجنائي.
- تقارير القضايا القانونية.
التقارير الصحفية والإعلامية
تركز على توثيق الأحداث والأخبار، وتشمل:
- تقارير الأخبار والتحقيقات الصحفية.
- تقارير البرامج التلفزيونية.
التقارير العقارية
تركز على توثيق معلومات عن العقارات، مثل:
- تقارير التقييم العقاري.
- تقارير التسويق العقاري.
هيكل التقرير
يتكون هيكل التقرير من العناصر التالية:
1. صفحة عنوان التقرير
وتختلف بيانات هذه الصفحة من تقرير لآخر على حسب الغرض والمجال وغالبًا يوضح بها البيانات التالية:
- رقم التقرير.
- عنوان التقرير.
- خطاب الإحالة الذي يوضح الأساس الذي أُعِدّ عليه التقرير.
- أسماء مقدمي التقرير.
- عدد الصفحات.
- التاريخ.
- الجهة أو الشخص المُوجّه إليه التقرير.
2. صفحة محتويات التقرير
وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداول والرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها وتبدأ في الغالب من هذه الصفحة بمقدمة تشمل ملخصًا عامًا لموضوع التقرير.
3. ملخص التقرير
والهدف منه هو تقديم خلاصة التقرير بشئ من التركيز وليس وصفًا للتقرير حيث يوضح فقط مختصرًا عما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تم الوصول إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج.
4. التقرير التفصيلي (الجسم الرئيسي للتقرير)
يحتوي على التفاصيل والمعلومات الأساسية المقدمة في التقرير، وقد يتم تقسيم الجسم الرئيسي إلى عدة فصول أو أقسام حسب الموضوع والهيكلية المعتمدة.
5. النتائج
وتوضح مناقشة وعرض للنتائج التي أمكن الوصول إليها من واقع البيانات التي تم جمعها وتحليلها مع عرض ملخص لها والأسس التي وضعت عليها التوصيات.
6. التوصيات
وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وما تغطيه من احتياجات.
7. الملاحق والمراجع
وضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير مع توثيق الاقتباسات والمعلومات المستخدمة.
مراحل كتابة تقرير (كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية)
كتابة تقرير ناجح تتطلب بعض الخطوات الأساسية التي يمكن أن تساعدك على تنظيم أفكارك وتقديم المعلومات بشكل فعال وإليك مراحل كتابة تقرير بالتفصيل:
(1) مرحلة الإعداد والتجهيز
وتعني هذه المرحلة الاستعداد للبدء في عملية كتابة تقرير بشكل جيد ومنظم وخلال هذه المرحلة ينبغي القيام بعدة أنشطة وهي بالترتيب كالتالي:
- تحديد الهدف من التقرير مثل توضيح حالة معينة أو تحليل مشكلة ما.
- تحديد الجمهور المستهدف للتقرير وهم الأشخاص الذين سيقرؤون التقرير وستكون معلوماته موجهة إليهم.
- جمع كافة المعلومات والبيانات التي ستحتاج إليه لدعم موضوع التقرير الخاص بك، بما في ذلك الدراسات السابقة، والتقارير الأخرى، والبيانات الإحصائية وأي مصادر أخرى ذات صلة.
- تحليل البيانات والمعلومات بعمق لفهم الاتجاهات والأنماط والمعلومات الرئيسية التي ستدعم موضوع التقرير الخاص بك.
- تنظيم المعلومات والأفكار التي جمعتها بطريقة منطقية ومنظمة.
- إعداد خطة لكيفية تنظيم وكتابة التقرير، بما في ذلك تحديد الفصول أو الأقسام والمواضيع التي ستتناولها كل واحدة منها.
(2) مرحلة الترتيب والتنسيق
وفي هذه المرحلة يجب مراعاة مجموعة من النقاط وهي كالتالي:
- حدد الغرض من التقرير في جملة واحدة موجزة.
- راجع ما جمعته من أفكار وقم بحذف ما تجده ليس مفيدًا أو ضروريًا.
- راجع التقسيمات المبدئية بدقة.
- حدد التسلسل الذي سوف تقدم به التقسيمات الأساسية.
- رتب المادة داخل كل قسم بانتظام.
- تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى الحقائق التي بين يديك.
- راجع العنوان الرئيسي للتقرير وعناوين التقسيمات الأساسية.
- حدد وسائل الإيضاح التي يمكن الاستعانة بها مع الكلمات أو إحلالها مكانها، ومن وأهم وسائل الإيضاح (الصور الفوتوغرافية، الرسوم التخطيطية، الجداول، الخرائط، الرسومات البيانية، وغيرها).
(3) مرحلة الكتابة
المرحلة الثالثة هي مرحلة البدء في كتابة التقرير ويُراعى في هذه المرحلة النقاط التالية:
- حدد أسلوب كتابتك مع مراعاة وضوح العرض واتزانه.
- قم بتنسيق كتابتك وتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم.
- فكر في أنسب وسائل الإيضاح أثناء الكتابة بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح والمادة المكتوبة قويًا.
- كتابة مقدمة التقرير وعادةً يتم كتابتها بعد الانتهاء من التقرير ويجب أن تكون المقدمة مشوقة بقدر الإمكان ويراعي في المقدمة ما يلي:
- ذكر اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير.
- كتابة التاريخ على التقرير.
- اذكر بإيجاز ما توصلت إليه من نتائج واستنتاجات وتوصيات.
- اظهر بوضوح كيفية ترتيبك لأقسام التقرير.
- عرف التعبيرات والكلمات التي استخدمتها للدلالة على معان خاصة.
- البدء في كتابة أقسام التقرير الرئيسية مع التركيز على كتابة جزء واحد من التقرير في وقت واحد.
- كتابة الخاتمة، ويجب أن تتناول تلخيص ما تم سرده في أقسام التقرير مع وضع توصيات مركزة على ما تم استنتاجه.
- عمل قائمة بكافة بالمراجع التي تم الاستعانة بها.
- عمل جدول فهرس المحتويات.
(4) مرحلة المراجعة
مرحلة المراجعة هي المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير وفيها يتم مراجعة وتحليل المحتوى بالكامل والتأكد من أن جميع المعلومات المذكورة صحيحة وموثوقة وكذلك مراجعة التنسيق واللغة والتحقق من أن جميع المصادر المستخدمة في التقرير معتمدة وموثوقة.
ما هي صفات التقرير الناجح؟
التقرير يُعَدّ صورة خاصة من الاتصالات الكتابية، ويُعَدّ النافذة التي يطل منها القارئ على محتويات الدراسة. إذا ما تمت مهارة كتابته وتنسيقه بشكل جيد، فإن ذلك يشكل عاملًا مساعدًا في جذب القارئ وفهمه للموضوع بشكل أفضل، وتشجيعه على العمل بناءً على المعلومات المقدمة. هناك مثل يقول: “إن الجهد المبذول في كتابة التقرير يوفر من الجهد اللازم لقراءته”، وهذا يشير إلى أهمية بذل الجهد لتبسيط مهمة القارئ قدر الإمكان، ولهذا يجب الاهتمام بمجموعة من القواعد التالية عند الكتابة وهي:
- وضوح العنوان.
- الاستخدام الصحيح للمصطلحات.
- الاهتمام بالتنسيق والتصميم.
- النتائج المحددة المضبوطة.
- ربط الموضوع بحيث لا يكون به ثغرات.
- الوضوح.
- سهولة ووضوح قراءته وفهمه.
- الإيجاز.
